En un mercado donde los márgenes de beneficio de los negocios hosteleros se ajustan constantemente y las expectativas de los clientes no dejan de subir, la mayor diferencia que existe entre un local exitoso y uno que lucha por sobrevivir es su capacidad de gestión. Muestra de ello es que el antiguo cuaderno de notas y la caja registradora han ido perdiendo terreno y, en su lugar, se han incorporado sistemas inteligentes que hacen todo más rápido y de forma más eficiente, como, por ejemplo, el software TPV para hostelería y los comanderos digitales.
Esa es la razón por la cual cualquier propietario o gestor de bares o restaurantes, que no quiere ver morir su negocio, necesita familiarizarse con estas herramientas y entender que, más que una cuestión meramente técnica, su adopción es una decisión que afecta directamente a la rentabilidad del local y a la experiencia del comensal.
¿Qué son los sistemas TPV y los programas de comandas digitales?
El Terminal Punto de Venta o TPV, como mejor lo conocemos, en la actualidad es mucho más que un simple dispositivo para cobrar. Es un centro de control integral que unifica las ventas, el inventario, los costes y la relación con el cliente. A diferencia de los sistemas tradicionales, los nuevos TPV operan mayoritariamente en la nube, lo que les otorga una flexibilidad y una seguridad a los datos que antes era impensable.
Mientras que cuando hablamos de un software de comandas para restaurantes nos referimos a una extensión operativa del TPV en la sala. Es la herramienta que permite a los camareros tomar nota de los pedidos a pie de mesa a través de dispositivos móviles o tablets, y que esta información no se quede en un papel, sino que viaje instantáneamente a los puntos de preparación, eliminando los desplazamientos innecesarios y los posibles errores de interpretación.
Ambos programas pueden trabajar por separado, pero como mejor lo hacen es cuando se combinan y la información fluye de la mesa a la cocina, de la cocina a la barra y de la barra al punto de venta y al balance de resultados sin que se pierda un solo dato en el camino.
¿Cómo funciona este ecosistema digital?
El funcionamiento de este ecosistema se basa en la sincronización en tiempo real. Aquí el proceso sigue una lógica de eficiencia circular:
- Toma de pedido: el camarero selecciona los platos en el terminal móvil. El sistema está en capacidad de añadir modificadores como el punto de la carne, alergias o guarniciones, para evitar que el pedido llegue incompleto a la cocina.
- Transmisión inmediata: al cerrar la comanda, los datos se envían por la red interna. La barra recibe los pedidos de las bebidas y la cocina los de comida, cada uno en su pantalla o impresora correspondiente.
- Gestión de preparación: el equipo de cocina visualiza los pedidos por orden de llegada o prioridad. Y una vez listo, un aviso digital notifica al camarero que el plato puede ser servido.
- Cierre y análisis: al momento del pago, el sistema automáticamente genera la factura, actualiza el stock de ingredientes y registra la transacción para su posterior análisis estadístico y registro contable.
Las ventajas de sumarse a la digitalización
Por si aún no te has dado cuenta, implementar programas de gestión y TPV, así como comanderos digitales, ofrece una serie de beneficios que se perciben desde el primer día:
- Drástica reducción de los errores: se acabaron los tickets ilegibles o las notas perdidas. La comunicación es nítida y directa.
- Aumento de la rotación de mesas: cuando agilizas tanto la toma de pedidos como el proceso de cobro, el tiempo medio de cada servicio disminuye, permitiéndote atender a más clientes en un mismo turno.
- Control de costes y de escandallos: puedes saber exactamente cuánto producto se consume y cuál es el margen real de ganancia de cada plato, detectando mermas o fugas de beneficio al instante.
- Mejora de la experiencia del cliente: lógicamente, un servicio más rápido y sin errores se traduce en clientes satisfechos que, con mayor probabilidad, recomendarán el establecimiento.
¿Qué tomar en cuenta al momento de elegir uno de estos softwares?
Antes de realizar una inversión de este tipo, te conviene evaluar cuatro factores críticos:
- Movilidad y nube: es importantísimo que el software sea accesible desde cualquier lugar. La tecnología SaaS, por ejemplo, asegura actualizaciones automáticas y acceso a los datos del negocio en tiempo real desde un teléfono móvil o tablet.
- Facilidad de uso: en un sector con una alta rotación de personal como este, el sistema debe ser tan intuitivo que un nuevo camarero pueda aprender a usarlo en unos pocos minutos.
- Escalabilidad e integración: el software debe poder crecer con tu negocio e integrarse con otras herramientas, como los sistemas de reservas, las plataformas de delivery o los programas de contabilidad.
- Soporte técnico: puesto que la hostelería no descansa, es vital contar con un soporte técnico rápido y eficaz que responda en las horas de mayor actividad del restaurante.
CEGID Revo: programas pensados para el sector de la restauración
En España existe una empresa que es líder indiscutible en el desarrollo de soluciones de gestión en la nube para el sector hostelero. Se trata de CEGID, la cual cuenta con un ecosistema denominado Revo que ha sido diseñado específicamente para responder a las exigencias de bares y restaurantes, eliminando las fricciones operativas. Tres de sus productos estrella son:
CEGID Revo XEF
Este es un software de gestión integral y punto de venta que permite:
- Pilotar el día a día del restaurante a través de una interfaz visual y eficiente.
- Configurar y administrar las bases del negocio desde cualquier lugar, permitiendo cambios en la carta o consulta de ventas de forma remota.
- Conectarlo con todo su ecosistema, siendo compatible con impresoras, cajones inteligentes de efectivo, balanzas y terminales de pago.
Revo KDS y Revo DDS
Pero si lo que buscas es un comandero digital, CEGID ofrece dos soluciones complementarias que transforman la sala y la cocina:
- CEGID Revo KDS (Kitchen Display System): es el sistema de pantallas de cocina que sustituye a los tickets de papel. Permite organizar las comandas por tiempos de preparación, asegurando que todos los platos de una mesa salgan simultáneamente y reduciendo el estrés del equipo.
- CEGID Revo DDS (Digital Display System): un sistema de pantallas informativas para el cliente o los repartidores de delivery que muestra el estado de los pedidos en tiempo real, mejorando la organización en el punto de recogida y proyectando una imagen de modernidad tecnológica.
Ahora bien, no creas que la tecnología ha venido a sustituir la calidez del servicio hostelero. Por el contrario, su principal objetivo es potenciarla. Porque al liberar al personal de las tareas administrativas y reducir la incidencia de errores manuales, estos pueden centrarse en la hospitalidad. En hacer sentir a cada cliente único y especial.
Así que apostar por un software TPV para hostelería de primer nivel y por un software de comandas para restaurantes es, en última instancia, hacer una inversión en tu tranquilidad y en la satisfacción del cliente. Sobre todo si confías en líderes como CEGID. Esto garantizará que tu negocio esté preparado no solo para los retos de hoy, sino para la evolución constante del sector.
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